発表資料の作成ガイド
開催方法と準備する発表資料について
●第26回ジュニアセッションは、現地会場とオンライン (Zoom) によるハイブリッド形式での開催となります- 発表方法について
- ジュニアセッションは、口頭発表セッションと、ポスターセッションからなります。
・口頭発表は、現地会場とオンライン参加者を Zoom で接続して、全員参加の形で行います。
・発表時間は3分です。何件かまとめて質疑時間を設けます。
・現地発表者は、その場で発表スライドを説明するか、事前に提出した動画を再生するか、いずれかを選択できます。
・オンライン参加者は、事前に提出した動画を再生し、質疑応答のみ Zoom を通して行います。
- ポスターセッションは、現地会場のみで行います。
・現地会場では、各発表者はポスターボード1枚 (幅約90 cm) をつかって、研究内容を発表し、他の参加者と議論してください。
- 用意する発表資料について
- ポスターセッション用資料 (ポスター発表をおこなう発表者)
ポスターセッションに使う資料を、PDF ファイルの形で提出していただきます。 形式は任意です。 ポスターセッションでの、個別の深い議論を行うことが目的です。
このファイルはジュニアセッション HP に掲載します。 見た方からのコメントを、終了後に発表者にお送りします。 - 印刷したポスター (現地でポスター発表を行う発表者)
掲示するポスターを作成してください。通常は、上記の「ポスターセッション用資料」を印刷したものになると思いますが、同一である必要はありません。 掲示スペース (横90 cm、縦180 cm) をうまく使うようにしてください。
(重要) 必ず自分で印刷したポスターを持参してください。 - 口頭発表動画 (口頭発表者)
口頭発表の方は、当日の参加方法（現地、オンライン）にかかわらず、発表を収録した動画を事前に提出していただきます。 動画ファイルはHPに掲載するとともに、急遽現地参加が不可能になった場合のバックアップとなります。 - 口頭発表スライド (当日現地で口頭発表を行う方)
発表で用いるスライド (PowerPoint ファイルあるいは PDF) を事前に提出していただきます。 当日は、運営担当者がスライドを投影します。
- 発表に関する注意
- 発表は、Zoom や HP など、インターネットを通じて多くの人の目に触れることになります。ただし、YouTube 等の不特定多数に対する配信はありません。
- 発表の動画や PDF ファイルに、個人の住所、電話番号、メールアドレス、SNS アカウントなどの個人情報や、それらを特定できる情報を掲載しないように注意してください。
- 発表者の映像が配信されることを、学校や保護者を含め理解・了解のうえ参加してください。「顔出し不可」の場合には、実行委員会まで相談してください。
- 発表資料の作成にあたっては使用する図や画像の著作権に十分注意し、引用元が示す規約等に従って利用してください。
- これらについては、「第26回ジュニアセッションにおける、発表に関する注意事項」 をよく読み、理解した上で発表データを作成してください。
ポスター作成ガイド
- ポスターの形式
- 現地会場でのポスターボードの大きさは横 90 cm × 縦 180 cm です。 このスペースを自由に使ってください。 ただし、下の方は見づらいので、現実的には横 90 cm × 縦 120 cm 程度が適切な掲示範囲でしょう。
- このサイズで1枚のポスターを作る必要は必ずしもありません。 例えば、口頭発表スライドに加筆したり、補足のページを追加するなどでも構いません。 また、HP に掲示したファイルを PC で見てもらうためには、むしろ発表スライドサイズの方がわかりやすいかもしれません。 各自で工夫してください。
- ポスターの冒頭 (表紙あるいは一番上) に、講演番号、タイトル、発表者名をわかりやすく示してください。 タイトル、発表者の順番は、予稿と同一にしてください。 スライド形式の場合、各ページの左上に、講演番号を示してください。 また、必ずページ番号を入れてください。
- HP に掲載するポスターファイルは PDF のみとします。PDF の作成方法は、本ページの下の方にある 「PDF 作成ガイド」 を読んでください。もし、手書きなどでポスターを作成し、PDF では送れないという場合はジュニアセッション実行委員会まで相談してください。
- PDF ファイルの名前は、「講演番号(半角の英数字 + TまたはP)_Poster_代表者名.pdf」としてください (例: 99T_Poster_Yamamura.pdf, 99P_Poster_Ogura.pdf)。 受付期間内 [2/19(月)〜3/5(火) 9:00] に 提出フォーム から提出してください。
- 良いポスターを作るためのアドバイス ポスターの作り方に正解はありません。いかに自分たちの言いたいことをうまく伝えるか、腕の見せ所です。以下は、そのためのヒントです。
- 皆さんの発表を聞きに来る (ポスターを見に来る) 人たちは、皆さんの研究のことは何一つ知りません。初めてその研究を知る人の立場に立って、説明を考えましょう。
- 発表する側は、自分たちのやったことをすべて見せたい、書きたいと思います。しかし、内容が盛りだくさん過ぎると、見る人に肝心なことが伝わらないこともあります。最も伝えたいことは何か? よく考えて内容を絞り込みましょう。例えば、試行錯誤の過程をすべて説明することは、ポスターを見る人にとって興味あることでしょうか?
- ポスターは、本来読んだだけで内容が伝わるように、必要なことはすべて書いておくべきです。すべての人がポスターセッションで説明を聞けるとは限りません。 ポスターを読んで、必要なメッセージが伝わるように、口頭発表の資料よりも説明を多めにした方が良いでしょう。一方、説明の文章だらけのポスターは敬遠されてしまうこともあります。 何をどこまで書くべきかをよく考え、図や表を適切に配置するなど、バランスを考えましょう。
- 字の大きさにメリハリを付けて、重要なことを強調しましょう。
- 予稿と違い、フォントの選択は自由です。最も読みやすい、伝わりやすいフォントを選んでください。ただし、あまり特殊なフォントを利用すると、他の人の PC 環境で読めない場合があります。OS および MS Office 標準のフォントの範囲で工夫してください。
- ポスターが完成したら、作成したのと別の PC や、スマートフォンなどで、正しく表示されているか確認しましょう。末尾の、「PDF の作成ガイド」を参考にしてください。
口頭発表のスライド作成ガイド
- スライド作成上気をつける点
- スライドは PowerPoint (.pptx) で作成することを推奨します。Mac の場合には Keynote で作成する場合もあるかもしれませんが、その場合 PDF で提出してください。 やむを得ずそれ以外の方法で作成しなければならない場合には、ジュニアセッション実行委員会まで相談してください。以下は、PowerPoint の場合の説明です。
- スライドのサイズは 4:3 (横長) を推奨します。メニューの デザイン → スライドのサイズ で「標準 (4:3)」を選んでください。16:9 (ワイド画面、最近の PowerPoint のデフォルト) も許容します。
- 1枚目 (表紙) には講演番号、タイトル、発表者名を、 予稿の通りに 書いてください。 発表者名の順番は、予稿と同一 にしてください。また、 講演番号を表紙のページ左上に 、 フッタにページ番号を明記 してください。
- 予稿作成時に禁止されているフォントや飾り文字 (太字、斜字体など) も使用できます。ただし、OS および MS Office に標準で含まれているフォントの範囲に限ります。また、動画をネットで見る人にもわかりやすいフォントを選んでください。
- 動画の作成をスムーズに進めるため、スライドは発表に使うものだけを、説明の順番に並べてください。前のスライドに戻って説明するならば、そのスライドをコピーして時間順に並べるのが良いでしょう。
- 良い発表をするためのアドバイス
- 発表時間は3分間です。内容を厳選し、発表時間が2分30秒以上3分00秒以下に収まるようにしてください (厳守)。
- 会場のスクリーンに投影し、会場内のすべての人に見やすい文字の大きさは、24 ポイント程度です。これを基本に、大きめの文字を使いましょう。
- グラフの記号、線は充分見やすく (大きく、太く)、また縦横軸の数字やラベルも充分に大きいサイズのフォントを使いましょう。
- 過度のアニメーションや装飾・背景画像の使用は、投影に時間を浪費したり、肝心の発表内容に集中できなくなったりするので、控えましょう。
口頭発表動画の作成ガイド
- 必ず守っていただくこと
- 動画は、MP4 形式 (拡張子 .mp4) で作成してください。Mac で MP4 形式で作成できない場合のみ、MOV 形式 (拡張子 .mov)、M4V 形式 (拡張子 .m4v) を許容します。 うまくいかない場合はジュニアセッション実行委員会へお尋ねください。
- MOV、M4V 形式のファイルは、実行委員会で MP4 に変換の上、当日の発表で使用します。フォーマット変換で意図しない画質低下等の変化が起きる可能性があることをご承知ください。
- 発表時間 (動画の再生時間) は、口頭発表が2分30秒以上3分00秒以内です。(厳守)
- 動画ファイルのサイズは 100 MB を超えないようにしてください。ネット配信ですので、4K やフル HD など高画質は必要ありません。 多少解像度が悪くても理解できるようにスライドを作ってください。
- 動画ファイルの名前は、口頭発表動画は「講演番号(2桁の数字 + T)_Movie_代表者名.拡張子」 (例: 99T_Movie_Yamamura.mp4、00T_Movie_Ogura.mov)、ポスター紹介動画は「講演番号(2桁の数字 + P)_PosMovie_代表者名.拡張子」 (例: 99T_PosMovie_Yamamura.mp4, 00T_PosMovie_Ogura.mov)、としてください。 受付期間内 [2/19(月)〜3/5(火) 9:00] に 提出フォーム から提出してください。
- PowerPoint の「プレゼンテーションの記録」機能を使った動画の作成方法
- 以下は、Windows 版 PowerPoint 2016および PowerPoint for Mac (Microsoft 365) を元に作成しました。他のバージョンでも基本は同様と思いますが、細かいところは異なる可能性があります。 ジュニアセッション実行委員が実際に作成した経験から「こつ」を含めて解説しています。Windows 版、Mac 版で操作が異なる場合は [Win]、[Mac] で分けて記述しています。
- ネットで検索するとさまざまな説明が出てきますので、そちらも参考にしてください。
- スライドを上記のガイドラインに沿って作成します。
- 念のため、動画作成用に別の名前でファイルをコピーしておきましょう。
- PC のマイクが使用できることを確認しておきましょう。
- ファイルを開き、「画面の切り替え」タブをクリックして、自動切り替え等が何も設定されていないことを確認します。
- 「スライドショー」タブに切り替えます。「録画」(あるいは「スライドショーの記録」) というアイコンが出てきます。
- 「録画」アイコンの横にあるVマークをクリックすると「クリア」というメニューが出てきます。まず、これですべてのタイミングとナレーションをクリアします。
- 「録画」アイコンをクリックします。画面が切り替わり、プレゼンテーション画面になります。
[Win] 「記録対象を選択してから、記録を開始してください」というメッセージが出てきますので、「スライドショーとアニメーションのタイミング」 および「ナレーション、インク、レーザーポインター」の項目にチェックを入れてから、「記録の開始」ボタンをクリックしてプレゼンテーションの記録を開始します。 - この状態でマウスの右クリックをすると、ポインターの形や色を変えることができます。変更後やり直す場合は、左上の停止ボタンから一旦留め、すぐ右の「巻き戻し」を押して、0秒に戻しましょう。 準備が出来たら再生ボタンを押して、プレゼンテーションを開始してください。
- プレゼンテーションが終了したら、画面左上の終了ボタンをクリックするか、ESC キーを押して終了してください。 プレゼンテーションは所定の時間 (上記) に収めてください。
- 「表示」タブから「スライド一覧」を選択し、各スライドに再生時間と音声マークがついていることを確認してください。
- スライドショーを再生して、意図通りのものになっているか確認してください。
- 修正は、スライドごとにできます。修正したいスライドを表示した状態で「録画」をクリックして、そのページのプレゼンテーションを記録し直してください。 終了すれば、そのページだけ更新されます。意図しない結果にならないよう、修正前にはこまめにバックアップを取りましょう。
- 完成したら、動画ファイルとして保存します。「ファイル」メニューから「エクスポート」を選択します。
[Win] 「ビデオの作成」を選択します。品質は「インターネット品質(HD)」を選択し、「記録されたタイミングとナレーションを使用する」にチェックを入れ、 「ビデオの作成」をクリックして保存してください。
[Mac] ファイル形式として「MP4」を選択してください。「品質」は「インターネット品質」を選択し、「記録されたタイミングとナレーションを使用する」にチェックを入れ、 「エクスポート」をクリックして保存してください。 - 動画ファイルのサイズが 100 MB 以下になっていること、動画を再生して意図通りになっていることを確認してください。
- 動画の品質で、スライドに書かれていることが正しく見られないときは、まずスライドを工夫して文字や図を大きくするなどしてください。 それでもどうしても伝わらない場合には、ファイルサイズの上限を守った上で、動画の品質を上げてください。
- 良い発表をするためのアドバイス
- 録画は静かな部屋で行いましょう。エアコンなどは録音中は止めた方がいいでしょう。
- ナレーションは、録音の音声が割れない限りなるべく大きい声で、はっきりと話しましょう。
- 話している途中にスライドを切り替えると、録音された音声が途切れることがあるようです。
- ポインタを画面上で激しく動かすのは見づらいものです。必要な場所を静かに指し示すようにしましょう。
不明な点、技術的な質問などはジュニアセッション実行委員会に遠慮無く相談してください。
ジュニアセッション実行委員長 山村一誠（JAXA宇宙科学研究所）
Email：jsession@asj.or.jp
Email：jsession@asj.or.jp
投稿前のチェックリスト
□ 講演番号は明記してありますか？□ タイトル、発表者名は予稿と同一ですか？
□ 動画の再生時間は、決められた範囲に収まっていますか？
□ 字の大きさは十分大きいですか？
□ 図や表ははっきり読み取れるようになっていますか？
□ 文章や図に間違いはないですか？
□ 参考文献や過去の研究の引用の出典 (またはクレジット) は明記されていますか？
□ 「第26回ジュニアセッションにおける、リモート発表に関する注意事項」は理解していますか？