早川幸男基金

2004/12/31版より表現を全面改定
（2005年8月23日更新）
（2007年9月 7日更新）
（2008年4月 4日更新）
（2009年8月21日更新）
（2013年5月24日更新）

応募資格・条件

日本天文学会正会員で、原則として35歳以下（申請時）の天文学研究者であり、 この基金から援助を受ける費目（交通費、滞在費、参加登録料等）と同じ費目に対して、 この基金以外から援助を受けない者。

渡航目的に応じて以下のa～dのいずれかの条件が満たされていること。

• 観測においては、提案が採択され、観測施設の使用が認められていること。
• 国際共同研究においては、海外の研究者（もしくはその所属する研究機関）の 招聘を受けていること。
• 国際研究集会においては、組織委員あるいは講演者（ポスター発表を含む） として参加すること。
• その他、研究の発展に必要な海外での研究活動であり、a～cに準ずると 認められる場合。

同一の渡航に関する申請は1度のみ。採択されなかった渡航の再申請は受け付けない。

援助対象費用・援助金額

渡航の目的遂行に必要な以下の費用を援助対象とする。

申請者は援助費目として「全額」または「渡航旅費（交通費）」または 「滞在費＋参加登録料」のいずれか希望する方を申請する。「全額」は、 「渡航旅費（交通費）」と「滞在費＋参加登録料」の両方のサポート を意味する。 「滞在費＋参加登録料」は、上限10万円である滞在費に参加登録料を加算した合計金額が申請可能である。 申請額を上限として早川幸男基金選考委員会が援助金額を決定する。

全額のサポートを希望する場合について、交通費　または　滞在費＋参加登録料のどちらかのみ に減額して採択されることがある。申請時において部分採択となった際に辞退することを決めている場合は 申請書にその旨を記載すること。詳細は、申請書のLaTeXファイルのコメント欄を確認すること。

提出期限

年に4回、3月10日、6月10日、9月10日、12月10日を締め切り日として申請を受け付ける。 各締め切り日の翌月1日から、その次の締め切り日の月末までの間に出発する渡航を募集対象とする。 ただし、申請者の責任に帰すことができない理由で 締め切り日こ間に合わなかった場合は、その直後の締め切り回に限り申請が可能である （渡航時に日本天文学会正会員であり、原則として申請時に35歳以下であること）。 この場合、申請が遅れた理由を記載した理由書を添付すること。

申請可能期間は次の表のとおり。

提出書類・提出方法

下記の提出書類を一つのPDFファイルにまとめて送付すること。 紙に印刷されたものをスキャンしてPDF化しても良いが、電子データを直接PDF化してまとめても良い。

• 申請書
• 渡航確認資料
• その他添付資料
• 領収書や見積書: 電子版、もしくはスキャンしたもの

申請書については下記の「手続きの流れ」を参照すること。

学生・院生の場合は、本申請に関して指導教員の了解をもらうこと。了解のメールを、指導教員から直接、締切期限までに申請書等提出先にメールしてもらうこと（フォーマットは任意）。了解のメールを受理した場合、指導教員に受理した旨のメールを送付しますので、確認すること。

渡航確認資料として今回の渡航を確認する以下の資料を添付すること。 メールやホームページを直接PDF化したものでも良い。

• 会議のプログラムやホームページなど、会議の開催地・開催期間がわかる資料
• 講演が確定している場合は申請者の講演がわかるように示した講演プログラムや、 講演の確定を知らせる主催者からのメールなどの資料
• 講演が確定していない場合は参加申し込み済みであることがわかる資料
• 申請時に参加登録が始まっていない場合は、申し込み期間がわかる資料
• 会議主催者からの招待状
• 共同研究者からの受け入れ確認書類
• 観測プロポーザルの採択を示す書類

必要であれば、2編以内に限り今回の渡航に関係する論文を添付すること。

援助費目について、支払い済みの場合はその領収書を含めること。 まだ支払っていない場合は、旅行会社や航空会社の見積書、 ホテルの予約確認書（金額が記載されたもの）、研究集会の登録料が示された資料など、 申請している希望額の根拠となる資料を添付すること。 この場合、採択後に支払い次第、すみやかに領収書を下記の申請書等提出先にメールすること。

申請書等提出先

締め切り期限までに、以下のメールアドレスに送付すること。

申請書は、必ず申請者自身が送付すること。申請者のアドレス以外から送付された疑いのあるときは、確認します。

提出メールの件名には、申請者の氏名と申請の期を含めること。 件名の例：「早川基金第82回 天文太郎 申請書」、「早川基金第82回 天文太郎 指導教員了承メール」、「早川基金第82回 天文太郎 領収書」

提出期限までに提出されなかったも申請はいかなる理由でも受理しないので、十分に余裕を持って送付すること。 申請書の受理確認メールが届いたことを確認すること。自動応答ではなく係が確認してから受理確認メールを返信する。指導教員の了解のメールに対しても同様に受理確認メールを返信する。

手続きの流れ

以下の手続きの流れについての説明を熟読すること。

申請時

以下の手順に従って、申請してください。

• 最新の申請用紙のLaTeXソースをダウンロードする。
• 必要事項を記入する。 表紙と業績リストを除き3ページ以内におさめること。 申請用紙のLaTeXファイル中に注意事項や具体例がコメントとして書かれているので、 必ず参考にすること。
• LaTeXを各自でコンパイルし、PDF化、もしくは、印刷する。
• 申請書、渡航確認資料とその他添付資料とあわせて、電子ファイルを直接変換、もしくはスキャンするなどPDF化し、一つのPDFファイルにまとめて、上の申請書等提出先に送付する。 ファイルサイズが目安として5MByteを越える場合は、ネットワークでアクセスできる場所にファイルを置いて、そのURLを記載すること。
• 大学生・大学院生の場合は、申請を了解する旨のメールを指導教員から上の申請書提出先に送付するようにお願いすること（フォーマットは自由）。
• 採否の通知を待つ。通例、締切日の月末頃になる。

採択時

• 申請時に提出した申請書は、早川基金のwebページ (受給者一覧からリンク)にて公開される。
• 支給予定額は、申請に基づき選考委員会で決定する。 採択の場合、常に申請額の満額が支給されるとは限らない。 部分的な援助の場合もあり得る。
• 領収書の写しを申請書の提出先と同じアドレスに送付する。
  ただし、事前に受給したい事情がある場合には別途考慮するので、 その旨、早川基金募集係に相談のこと。
• 申請者が指定した口座に援助金が振り込まれ、 その旨の通知が申請者に連絡される。

他の援助が得られた、研究集会自体が中止になったなどの理由で 援助が不要になった場合は、ただちに、早川基金募集係まで連絡すること。

渡航後

• 見積書のみで、領収書の控えが未提出の経費がある場合は、直ちに、 領収書（あるいはこれに代わるもの）を早川基金募集係まで送付する。
• 必要があれば、清算が行われるので、それについての通知が早川基金募集係からなされる。
• 報告書用紙のLaTeXソースをダウンロードする。
• 必要事項を記入する。
• 報告書のLaTeXソースまたはそれをPDF化したファイルを 上の申請書等提出先に電子メールで送付する。これは、早川基金のwebページ (受給者一覧からリンク)にて公開される。

申請書記入上の注意

• 申請用紙は随時改訂されているので、必ず、申請直前にダウンロードした バージョンを用いること。
• 記入は、すべてLaTeXソースに入力すること。
• 学年など、渡航時と申請時で内容が異なる場合は、申請時の値を記入すること。
• 同一の渡航に関する申請は１回しかできません。 したがって、採択されなかった渡航の再申請はできません。
• 期限遅れ申請の場合は必ず理由書を添付し、 申請者の責任に帰すことができない理由で申請が遅れたことを説明してください。
• 渡航後の申請の場合には申請書に渡航の成果についての記述が必要です。
• 確認資料を添付する必要がある項目が多いので、提出前に必ず確認すること。
• 航空運賃に税や空港使用料などが含まれている場合は、 そこまで含んで申請可能です。
• 交通費は「目的地までの往復交通費相当額」です。 つまり、日本国内での最寄りの国際空港までの交通費や 目的地の空港から滞在地までの交通費を含めることができます。
• 限られた財源を有効に活用するために、 経費はなるべく廉価なものにしてください。 昨今では多数の割引もありますし、複数業者で比較すると 相当な金額差になることはよくあります。 また、出発日を１〜２日繰り上げることで廉価になる可能性もあります (この場合は、ぎりぎりの日程の場合の比較金額も 添付資料として提出してください)。

その他の注意

見積もりに基づき支給した場合で、事後提出の領収書記載金額と異なる場合、 支給決定額を上限として、実質支給額の精算（減額支給や払戻請求）を 行うことがあります。 基金が多数の方々の浄財から成り立っていることを鑑み、ご協力をお願いします。

本人の責任を越えた不可抗力的な理由によって申請費目の経費が余分にかかってしまった場合、 渡航後に追加支援をすることがあります。万一、このようなことが発生した場合には、 早川基金募集係までご相談ください。 航空便の遅延による問題などは、まず、航空会社または旅行代理店と交渉してください。

問い合わせ先

電話またはお問い合わせフォームにて、日本天文学会 早川基金募集係まで
電話： 0422-31-1359
お問い合わせフォーム

申請書・報告書 TeXソース　ダウンロード